采购(采购)

我们的目的是通过提供商品和必要的服务,为教育,研究和公共服务的任务,以支持大学院系。要完成这一使命,采购中心问题募捐,维持所有采购合同事宜,并协助部门。我们欢迎您的意见和建议,并期待着与您的合作。

采购(采购)办公室负责进行,这导致在获得最有效的利用高校资金的方式采购职能。采购政策应按照道德实践和适用的法律来实现。

要查看发布采购卡交易,访问南卡罗来纳州的 控制器一般每月收费卡的使用 网站。

做生意的CQ9游戏官网

采购办公室,斯托克斯行政楼102室,东棕榈街,佛罗伦萨,皮下

上午8:30至下午5:00,周一至周五,节假日除外。 采购办公室在夏季于周五关闭。

如果您有任何疑问,或希望安排与我们的工作人员会面,请给我们一个电话 - 电话:843-661-1160公司传真:843-661-1165

竞争:

采购办公室根据法律规定,以获得购买的用品,设备和服务的竞争。在皮下不管来源的综合采购代码管理所有经费的支出,除非特别豁免。采购办公室将坚持和采购代码及其实施条例的遵守。

从供应商的援助:

采购办公室或其他学校人员可能会要求供应商输入,技能或专业知识,研究需要的产品或服务,而是国家法律要求所有的供应商给予平等机会时,确定了需要大学商竞争。国家法律也严禁接受直接或间接的礼物,金钱或供应商的任何其他有价值的对象,即使手势可以是高尚的,供应商的惯例禁止员工。

认证:

预算和控制董事会的总服务办公室已经认证CQ9游戏官网来进行直接购买高达$ 275,000的商品/服务;高达$ 175,000的信息技术和施工;和高达$ 150,000的咨询服务。

权威:

副总裁商务,采购总监,以及指定的采购人员都有权约束CQ9游戏官网除了采购卡计划下委派的唯一的人。

采购订单构成合同约束的大学和供应商。

税:

大学是不获豁免的实体,是需要支付皮下销售税。

少数族裔企业:

在协助少数大学的支持力度国有企业发展和促进经济平衡和社会的发展。我们鼓励这些企业的接触无论是我们,或803-734-0657,你可能有CQ9游戏这些努力有任何疑问的哥伦比亚小,少数企业援助州长办公室。

规划对您的选购

当局:

所有采购必须通过采购办公室提出。

重要的是,各部门妥善规划自己的购买行为:

  • 采购申请完成后转发给采购办公室。
  • 建立需求时,各部门必须允许竞争和采购订单的处理时间。
  • 检查机箱的要求应该考虑到检测写日期。
  • 它是采购办公室负责发起,控制和分析的报价,投标和建议。
  • 该部门的职责包括定义的质量,数量,规格,交货期的要求和所有其他相关的信息必须正确选购。
  • 申购部门也应该建议的来源,当知,特别是对不寻常的或独特的项目,并可能被要求协助采购人员在评估收到的报价,投标或建议。

计算机/膝上型计算机的购买:

需要标准的计算机和膝上型购买从状态合同上的特定选择的项目作出。这些项目可能在发现 CQ9游戏官网标准的PC配置 CQ9游戏官网科技信息门户的部分。确定你希望从标准的PC配置清单上的项目购买电脑或笔记本电脑,然后完成网络顾问对商品和服务的请求启动您的订单。

如果你需要一个定制的计算机或笔记本电脑标准的PC配置清单上不存在,请联络CQ9游戏官网技术直接在x1335到与CQ9游戏官网CQ9游戏官网技术专业讨论您的定制需求。与CQ9游戏官网技术授予后,完成对商品和服务指示自定义的计算机或笔记本电脑购买的请求。

协调:

我们鼓励各部门提前采购申请提交复杂的高价值的采购行动与采购办公室进行协调。

我们不能过分强调对各部门规划自己的需要提前做好,并涉及在规划阶段采购办公的需要。

大学需要利用现有 国家合同 在某些情况下。状态与选择供应商的合同,以向各机构提供产品和服务及信息技术。

货物与服务

//procurement.sc.gov/agency/contracts/goods-and-services

信息技术

//procurement.sc.gov/agency/contracts/information-technology

采购政策和程序的主要政策和程序页面上找到

 

View 政策 & Procedures  

采购卡计划

所有CQ9游戏官网采购卡的支出都可以在国家总审计长的审查 网站.

对卡联络员现在需要签署月度报告

部门联络员现在需要签署持卡人每月报表

在CQ9游戏官网采购卡手册第6页已被修改如下:

该部门的联络负责人:签署所有持卡者的月报表标志着持卡人报表和单据的审查。这种变化使得与大学的政策是一致的 材料管理办公室南卡罗来纳州采购卡政策和程序。这一要求将立即生效。

对卡和状态合同采购

国家建立了一个指定的时间特定商品和服务期限合同,并为它是强制性的,所有政府机构的合同有效期内购买自己的商品和服务的需求。

商品和服务的合同基本上是比信息技术相关的项目等应有尽有。信息技术合同包括计算机外围设备,复印机,传真机设备,网络设备和软件,寻呼机,个人计算机,打印机和软件。

当可用,对卡购买国有合同上的项目应该从材料管理办公室国务合约网站上列出的供应商购买:

State Contract for Goods & Services

国家重合同信息技术

如果你的价格比期限合同价格相同的商品或服务小至少百分之十所提供的商品或服务,请与采购办公室。

请拨打采购的办公室843-661-1160了解有关对卡购买状态合同项目的任何问题。

对卡审核

每年,在会计机构联合采购办公室进行使用下列标准个别持卡人的采购卡审核:

  1. 持卡人语句的完整3年的记录已被保留。
  2. 所有持卡者的语句有相应的收据或购买证明。
  3. 交易似乎是供应或批准的例外。
  4. 收费似乎是公平合理的。
  5. 交易似乎是公立大学的目的。
  6. 与单一供应商有证据分裂购买多笔交易的证据。
  7. 持卡人每月报表批准通过联络(签字)。
  8. 持卡人谁也联络员具有由直接上级批准的声明。

采购办公室要求持卡人通过买状态时提供的合同。办公用品和墨粉是特别值得注意的,应该通过国家合同购买。具体情况请咨询采购办公室843-661-1160。

采购卡手册

在采购卡计划的大学参与旨在管理低美元供应采购。它是一个购买的工具,它提供了一种替代从供应商提供的$ 2,500,总价值购买耗材少,将使大学的员工购买商品,可通过电话,互联网或面对面,直接这样就省去了低相关招致成本的需求美元的采购订单。

查看 采购卡手册

采购卡政策概述

采购卡的使用: 该卡的工作原理就像一个个人的信用卡,除了大学付清所有费用。它是用于购买物资,只使用,除非例外是专门由程序管理员的批准。每张卡消费参数设定每笔交易$ 2,500。

卡设置: 申请人完成了卡的应用,并将其提交给他/她相应的部门头,副总裁审批和完成。那么应用程序发送到程序管理员。

持卡人的责任: 采购卡是公司赊帐卡并不会影响您的个人信用。这是你的责任,以确保该卡的卡手册的说明指南以及大学的政策和程序中使用。不遵守程序准则可能导致卡的情况,管理通知的永久撤销,并相应的纪律处分。

购买资费卡大学部门分配: 标准预算科目分配给每个发出的采购卡,所有卡交易将收取在没有通知否则该预算。

审计: 国家预算和控制板 - 材料管理办公室将在为期三年的旋转基础上进行采购审计,包括卡的使用和维护的审查。此外,将有由程序管理员执行定期审计部门。

丢失,错放或被盗的购物卡: 在1-800-538-8788立即报告任何丢失或被盗的采购卡到美国免费电话银行。代表可帮助您一年每天24小时,一年365天。务必在正常工作时间通知您的部门联络,一有机会约丢失或被盗卡的程序管理员。

有关各方

机构 - CQ9游戏官网,这问题卡,员工认可并接受使用责任。

持卡人 - 批准了他/她的部门负责人代表学校的执行事务大学的雇员。接收卡之前,持卡人必须参加培训,并签署在发卡持卡人的协议。签署这份协议表明程序的了解,并打算遵守本手册中的所有准则。

信用卡发行商 - 美国银行,由南卡罗来纳州的可发行的采购卡的状态收缩,以对账单所有购买了大学,并代表厂商收取货款。

部门主管 - 大学官员谁的采购卡,委托交易机构对持卡人和监督/预算责任部门的联络批准请求。

部门联络 - 负责持卡人活动的行政审查,记录保留,以及预算监督一个部门的员工。每个持卡人将被分配一个联络员负责审查各部门持卡人的交易,以确保交易是适当的。

采购卡程序管理员 - 中央协调谁管理的卡方案为大学,并充当中介与发卡机构。

供应商 - 商家从其持卡人正在购买。

持卡人责任

持卡人必须坚持以下几点:确保采购卡仅用于合法的商业目的,坚持限制和程序手册的限制。该卡的滥用会受到持卡人纪律处分依据有关纪律处分,直至并包括终止引起大学的政策和程序。

该卡应与小心保护账号安全的位置进行维护。有权使用该卡的唯一的人是他的名字出现在卡面上的人。该卡不得转借给其他人以任何理由。比批准的持卡人以外的任何人,严禁使用。该卡是不是持卡人之间转让。

  1. 持卡人不得拆分购买或使用其他卡持卡人规避皮下综合采购代码的竞争要求。
  2. 持卡人必须提供,要求时,有关任何具体的购买信息。
  3. 持卡人必须遵守所有采购卡政策和程序。
  4. 持卡人必须确保电话和互联网订单正确识别交货。
  5. 用于有关补助资金购买购物卡,必须遵守该许可使用。如果不是在坚持使用,主要调查员将负责不允许的采购报销。用于补助证,发给特定于授权和预算的修改将不会被允许。

所谓的美国的银行在马上1-800-538-8788(,一年365天,每天24小时)报告丢失或被盗卡。持卡人还必须在第一次机会通知丢失或被盗卡的程序管理员。

获得所有的销售单,发票登记,装箱单,或其他相关文档,并提供为和解与审批部门联络。持卡人还必须通知部门联络,如果预算科目数量应该对个人的交易改变。

在终止就业的大学或大学内转移部门返回采购卡部门联络。该部门联络将卡返回程序管理员。

解决纠纷或计费错误直接与供应商和准备,将争议提交表格附录一,如果争议未能得到令人满意的供应商解决。持卡人和/或部门的联络还必须确保所报告的有争议的项目(S),或在随后的持卡人声明计费误差出现适当的信贷。在任何情况下应持卡人接受替代的功劳卡账户的现金。

你必须购买覆盖的状态的合同尽可能项目。国家合同项目的最常见的例子是个人电脑。如果您有CQ9游戏国家合同条款的问题,请与采购办公室。

鼓励持卡人调查南卡罗来纳州认证的小众(osmba)供应商网站的商品和服务的可用性之前,使每个购买。   www.oepp.sc.gov/osmba/directory.html

该卡允许购买耗材少于$ 2500。

的不允许的行动项目的部分清单列示如下:

  1. 该卡可能不能用于个人购买。
  2. 该卡不能用于购买含酒精饮料或任何物质,材料或服务,这违反了政策,法律,法规CQ9游戏大学。
  3. 报名,机票,酒店费用,餐费,汽车租赁或其他旅行相关费用。
  4. 服务(维修,咨询,临时就业,货运/运费等)
  5. 广告
  6. 维修或租赁协议
  7. 微波炉,冰箱或冷冻箱,除非用于实验室购买指定
  8. 个人费用
  9. 娱乐,餐饮,花店等
  10. “1099”报告,列为支付给个人的大学商的正常过程。
  11. 电话或公用事业费。
  12. 礼品卡,储值卡,电话卡,预付费卡和类似产品。

部门联络的责任

该部门的负责人必须指定在他/她的部门的一个或多个部门的联络员。一个部门的联络也可能是对他/她自己的卡联络,但是,如果各部门的联络也持卡人,联络/持卡人的月结单必须审查和由直接主管签字。在部门的任何个人收到采购卡之前,各部门联络必须接受培训。职责包括:

  1. 从持卡人和核对语句收集厂商收据。
  2. 签署所有持卡者的月报表标志着持卡人报表和单据的审查。
  3. 通过内部和外部审计保留审计所有电荷单和收据。
  4. 必须有在每月的帐单每一笔交易对应的文档。
  5. 获取如果联络/持卡人的帐单的部门负责人的签名。
  6. 通过发送完成采购预算卡修改形式批准个别持卡人账户的预算修改 附录-C 到前一个月的15日的项目管理者。每个月的15日之后收到的形式不能被处理。它是部门联络的责任,保留其部门预算权力范围以外的预算修改用书面批准。
  7. 通过发送一个完成的供应商/税信息形式识别要求提交使用税交易 附录-d 之前每个月的15日的项目管理者。
  8. 试图与供应商和/或美国银行解决争端不是持卡人解决。
  9. 通知任何未解决的争议卡管理员,指出争议的原因。
  10. 的丢失或被盗卡或离职员工通知卡管理员。
  11. 通知附加/新部门预算和描述的卡管理员。
  12. Receipts relevant to federal grant funds must be maintained for 5 years (政策 & Procedures – 补助) and all o日er receipts for 3 years.

项目管理员的职责

程序管理员负责整个卡计划。职责包括:

  1. 1.美国银行大学联络。
  2. 利用从美国银行软件。
  3. 审查批准的完整应用。
  4. 提交填写完整的申请,并从美国银行接受采购卡。
  5. 发卡。
  6. 回顾美国的发票的银行,审批,并提交给占支付。
  7. 为处理提交部门预算费用和国家超出使用税会计。
  8. 回顾购买卡数据是否恰当的使用。
  9. 培训持卡人和部门联络。
  10. 处理由联络悬而未决的争议费用/不符。
  11. 确保撤销或取消卡和信息提交给美国银行。
  12. 执行该卡计划的定期内部审计。
  13. 维护有关程序中的所有文档。

亚马逊的业务主要

亚马逊业务

亚马逊的业务,现在需要通过亚马逊进行购买许可作为CQ9游戏官网对持卡人。CQ9游戏官网将开始在3月16日当周实现亚马逊业务-20,2020年部门仍需要利用国家和大学的合同。然而,我们认识到那些不属于合同和可用于这些类型的采购的采购,亚马逊提供的选项。因此,一旦CQ9游戏官网对持卡人已收到他/她的商业帐号登录,所有购买亚马逊为大学商必须通过大学的新业务亚马逊帐户进行。

为了获得亚马逊的商业帐户,您必须是具有CQ9游戏官网对卡大学的员工,并在限期内提出从亚马逊购买:2019年1月1日 - 2019年12月31日。所有州和CQ9游戏官网规则和CQ9游戏官网对卡计划的规定仍然适用。任何CQ9游戏官网对持卡人未作出指示的日期内购买亚马逊,但谁希望亚马逊登录必须由采购部门要求登录。对案件逐案基础上,采购部门会批准该请求或引导您到亚马逊的商业账户持有人代表您购买。

亚马逊第一次用户注册指南
亚马逊的业务用户常见问题解答

员工

保罗学家麦克唐纳

采购总监
pmacdonald@fmarion.edu
843-661-1161

莱斯利·亨斯利

助理指导
leslie.hensley@fmarion.edu
843-661-1164

劳伦秒。 lemaster

采购经理
llemaster@fmarion.edu
843-661-1160